2019年4月11日
 
九州大学造船会「吾」
会員各位
 
九州大学造船会
「吾」編集委員会
 
「吾」94号における個人情報の誤掲載に関するお詫び
 
前略、会員各位におかれましては時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
先日発行いたしました「吾」94号の名簿において、一部の会員の個人情報が誤って掲載されました。会員の皆様にはまことに申し訳なく、深くお詫び申し上げます。今後はこのようなことがないように再発防止に努めてまいりますので何とぞご容赦願いますようお願い申し上げます。
名簿の管理を委託している有限会社プリンティングサービスからお詫びの書状を先日お送りしましたが、当編集委員会からのご報告が遅れましたことを重ねてお詫び申し上げます。今後の対応・対策について検討していたため、遅れた次第であります。大変申し訳ありません。
誤って掲載された個人情報は下記の通りです。名簿のデータベースから印刷用のデータを抽出する際に、人為的ミスにより、公開しない情報が含まれてしまいました。なお、Webのデータベースでは会員の設定に従い公開が行われており、問題はございません。
1)同期生のみに公開と設定された自宅住所、自宅TEL、自宅E-mail:90件
2)公開しないと設定された自宅住所:3件
 
「吾」の原稿は「吾」編集委員会でも校正しており、誤掲載への対応・今後の対策については、吾編集委員会において委託業者にも相談しつつ検討を進める予定です。
「吾」94号の全数回収、再発行の強い要望も一部会員から寄せられておりますが、現時点までの検討から下記の課題があり、再発防止の対策と共に今後検討する予定です。
1)回収については、会員には郵送等で返却していただく必要があります。会員の全戸を訪問しての回収は経済的に困難です。
2)全員が回収にご協力いただけない可能性があります。回収は不要と考える方、届いた「吾」を読んでおられない方が相当数おられると会費の納入状況から推察されます。
3)回収費用に関する支出について、会員の皆様にご理解いただけない可能性があります。先述の通り、当編集委員会にて原稿の校正を行い、当委員会から委託業者宛に校了の連絡を行った段階で印刷及び配送作業を行って頂いているため、回収にかかる費用は当委員会で負担する必要があると考えております。
 
今後の対策については下記の点を中心に検討する予定です。
1)「吾」電子版の導入
従来通りに「吾」をお手持ちのパソコン、タブレット、スマホで購読いただけます。ダウンロードは出来ないこと、訂正の即時反映が可能なことから、個人情報の拡散の抑制が期待されます。
2)電子版会員制度の導入
冊子は不要で、電子版のみの購読の会員には会費を割り引く制度です。会費を納入いただいた翌年の号を購読いただける予定です。冊子を受け取られる会員については電子版もご利用いただけます。電子版会員が普及した場合、冊子の印刷部数は減少し、個人情報の拡散の抑制・会の収支の改善が期待されます。
3) 名簿公開区分の変更
名簿のデータベースから印刷用のデータを抽出する際の人為的ミスを減らすため、「同期生のみに公開と設定」を削除し、「公開」「非公開」の2区分のみとする。
 
取り急ぎ書面にてお詫び申しあげます。
今後とも「吾」に対するご理解、ご協力のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。
草々
 
 
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