事業・活動

HB会HP開設へ向けて

2015年09月11日(金)

現在、2016年夏の開設を目指して、HB会HPの作成を行っています。
HP開設検討の経緯は、「同窓会概要」の会長挨拶をご覧ください。

現在までの流れです。
●2015年1月16日(金)
HB会の名簿および運営管理のWebシステム化に関する提案
・現在の問題点とその改善案を提示
問題点:個人情報保護の観点・郵送配布の困難性より、紙媒体の「行動」配布に限界
改善案:「行動」に掲載の個人情報をWeb管理(個人で編集・検索可能)にし、
     紙媒体配布を廃止。近況報告はHP上に掲載し、希望する人にのみPDF化
     したものを郵送

●2015年1月19日(月)
業者選定と見積もり(プリンティングサービス、アルムネット)
・システム導入の初期費用30万円、管理費1.1万円/月 
      …1年間で15万円程度必要(1000人規模)
・収入は、卒業・修了生より毎年15万円程度(終身同窓会費8000円)
・これまでは、印刷代8万円とメール便4万円、封筒代などで15万円程度

●2015年1月28日(水)
2015年度の「行動」配布について
・住所録の送付を一時停止する
・近況報告はPDF化し、メール添付で送付する。希望者のみ郵送する

●2015年3月31日(火)
業者決定と今後の具体的な手順を検討
・業者:(有)プリンティングサービス
・今後の手順
 2015年11月:手紙またはメールにて、HP開設に関するお知らせ  
   ・住所録の送付を一時停止する
    →個人情報保護の観点より
   ・近況報告は製本せずPDFにしてメール添付(希望者のみ郵送)
    →ヤマトメール便の廃止に伴い、郵送費が増大し対応が困難であるため
    →PDF版を郵送して欲しいかどうか尋ね、返信がなかった人はメール添付
 2015年12月:近況報告のメール添付、希望者には郵送
 2016年8月:総会にてHP開設と名簿のweb管理について提案
                    (業者によるデモンストレーション)
 2016年9月:HPの公開およびweb名簿の開始

●2015年4月22日(水)、30日(木)
業者と今後の予定について相談
・6月:業者とのテスト版契約、データ渡し
・11月:テスト版の完成、同窓会会員へお知らせ連絡(メール・郵送)

●2015年9月10日(木)
テスト版第一項の完成

●2015年11月4日(水)
・会員の皆様へHPテスト版を連絡するにあたって、連絡内容(マニュアル、
 共通ID・PWの発行)について業者と打ち合わせ
・11月16日を目標に、会員の皆様へ連絡する
 →本年度は「行動」冊子と住所の連絡を一時停止すること。
  HPテスト版を作成したこと(マニュアルと共通ID・PWの連絡)。
  近況報告と住所変更については、メール・葉書以外にHP上で投稿も可能。
  HP移行に関するご意見を伺う。

 「行動」冊子は2015年に一時停止し、2016年に完全停止を予定

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